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Facility Management y sistemas de salud en tiempos de pandemia

Durante los últimos años ha ido creciendo una nueva funcionalidad de la tecnología en relación con la gestión corporativa. Nos referimos al Facility Management o Gestión de Servicios de Soporte. con este nombre se hace referencia a “la coordinación entre el lugar físico de trabajo y las personas en una organización” (Inc.  inc.com).

El desarrollo tecnológico ha permitido que las compañías de hoy comprendan que la logística y la coordinación relacionada con los espacios físicos es tan esencial como cualquier otro aspecto de la operación del negocio. Así, la Gestión de Servicios de Soporte se ha convertido en una de las metas más importantes para la inversión de los dueños de importantes empresas en el mundo. La meta clara de esta tecnología es “dar apoyo y alinear todas las funciones de la organización” (FMHouse, fm-house.com).

La investigación sobre este nuevo enfoque de la tecnología ha mostrado que todas las empresas necesitan tener alguna estrategia para gestionar sus activos físicos y demás servicios de soporte, pero que cada una tiene necesidades diferentes para este tipo de gestión. Es decir, el tipo de logística de servicios de soporte que se requieren en una planta de producción de partes para carros no es igual a la que requiere una compañía dedicada al software, o la que requiere un almacén. Cada empresa, según su sector, tamaño, y también según su enfoque, necesitará herramientas diferentes para la gestión.

Salud y Facility Management

En este artículo queremos referirnos a un sector organizativo que está enfrentando grandes desafíos en la actualidad, debidos principalmente al estado de emergencia sanitaria que hay en el mundo. Nos referimos al sector de salud, a todas las instituciones que se dedican a recibir pacientes, tratarlos, internarlos, etc., es decir, todo tipo de hospitales, clínicas, consultorios, que hoy tratan de dar atención a miles de personas que buscan la seguridad del saber profesional que estas instituciones brindan.

Quizás el mayor reto por el que atraviesan estas organizaciones es el de ser capaces de organizar el gran número de personas que llegan, en las instalaciones con las que cuentan. Esto requiere una especial organización que puede agilizarse en gran medida con el uso de tecnologías de la información. ¿Cómo puede usarse el Facility Management para agilizar la atención de pacientes?

Consultorios y médicos

Las instituciones de salud cuentan con un cierto número de espacios para atención de paciente, pero tienen un número mayor, y algunas veces mucho mayor, de doctores, enfermeras, especialistas, etc. Esto significa que no hay un solo doctor asignado a cada consultorio, sino que, para un mismo espacio pueden asignarse diferentes responsables en diferentes momentos del día o de la semana.

Si pensamos que hoy las instituciones de salud deben priorizar su actividad y poner su energía especialmente en sus pacientes, vemos claro que si se puede automatizar el proceso de distribución de espacios, la atención de pacientes puede mejorar. Lo que las herramientas de Facility Management pueden hacer en este caso es, precisamente, diseñar un esquema claro para esta distribución.

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Según el número de consultorios y de doctores y enfermeras, y tomando en cuenta el tiempo que debe tardar cada consulta, es posible asignar automáticamente todos los espacios. Además, gracias a la capacidad de automatización, la herramienta puede enviar avisos automáticos que les recuerden a los asignados cuál es el lugar al que deben ir, a quién van a atender allí, cuál es la historia médica del paciente etc. Así se evita ese tiempo que el doctor debe usar preguntando toda esta información.

Una herramienta flexible para esta gestión puede establecer además diferentes duraciones por cada consultorio, según el tipo de consulta a realizar. Hay citas médicas que requieren de algunos minutos, mientras que otras necesitan algunas horas. Esto puede ser tenido en cuenta a la hora de hacer la asignación.

Así, agilizar el flujo de los doctores y enfermeras por las instalaciones ayuda a que la atención a los pacientes sea más efectiva y tome menos tiempo. Para los pacientes disminuye el tiempo en salas de espera y para los doctores aumenta la efectividad de su trabajo. Esta es una de las ayudas que la solución de Dexon para Facility Management puede ofrecer.

Distribución de citas

Otra funcionalidad que la solución Dexon puede ofrecer para la agilización de la atención a los usuarios tiene que ver con la agilidad al momento de agendar las citas. Muchas veces esta toma de datos, que se hace por teléfono, toma tiempo valioso. Por ejemplo, si se contesta una llamada, pero la persona que quiere agendar su cita no tiene a la mano la información, o si la comunicación telefónica no es la mejor, pueden perderse minutos valiosos para ver pacientes que necesitan atención urgente.

Un sistema para agilizar este proceso hace parte de los beneficios de una herramienta tecnológica de gestión. Por ejemplo, se puede establecer un sistema en línea que recoja todos los datos para que al momento de hacer la llamada estos ya estén claros y disponibles; o un sistema telefónico que permita el ingreso de los datos mediante el teclado del teléfono.

Esto ya dependerá de las necesidades de cada organización, pues “un sistema de Facility Management puede usarse para un complejo completo o solo para una parte de una operación más amplia” (Inc. inc.com). Cualquiera que sea el caso, la solución traerá importantes beneficios para la organización y para sus usuarios.:

Dexon y Facility Management

Nuestra experiencia en desarrollo de software para gestión empresarial ha lleva a Dexon a asumir la tarea de brindar beneficios de gestión para servicios de soporte, que se suma a nuestras soluciones de BPM. En este momento difícil, una de las metas que tenemos es impactar positivamente cuántas instituciones de salud nos sea posible para ayudarles a mejorar el fluir de los procesos y contribuir así a la mejor atención de tantas personas que hoy lo necesitan.

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