Dexon Software

La pandemia por COVID-19 ha puesto en jaque a muchas organizaciones en el mundo. Empresas pequeñas, medianas y grandes han tenido que detener sus actividades debido a las cuarentenas que se han decretado en ciudades de todo el planeta. Muchas, además, han estado afrontando su imposibilidad de continuar con el trabajo y se han venido declarando en bancarrota. Otras, con un impacto menos dramático, han sufrido grandes bajas o se han visto forzadas a detener alguna parte importante de su actividad, porque sus empleados no pueden desarrollar sus tareas de manera remota.
Algunas otras, sin embargo, no han sufrido mayor impacto con la situación actual y han podido continuar con su producción, con lo que han aportado al mantenimiento de la economía de muchas empresas y de muchas familias. Dexon es uno de esos ejemplos y en este artículo queremos compartir cómo hemos conseguido una adaptación rápida a esta situación, lo que nos ha permitido afrontar los desafíos de la cuarentena sin dejar de cuidar de la mejor manera a todos nuestros colaboradores y sin dejar de responderles a todos nuestros clientes.

Como se sabe, el problema de la propagación del Coronavirus empezó a finales del 2019 en China y desde allí empezó a moverse hacia otras partes del mundo. A Europa el virus llegó en enero de 2020 y en América Latina se confirmó el primer caso la última semana de febrero, en Brasil; en Estados Unidos se detectó el primer caso el 15 de enero. Las cuarentenas y los cierres obligatorios empezaron entre el 15 y el 23 de marzo. Sin embargo, ya desde los primeros avisos de riesgo por el virus, Dexon tomó la decisión voluntaria de pedirle a todos sus empelados y colaboradores que permanecieran en casa para evitar contagios y para reducir la propagación. Esto, como ya dijimos, no significó una pausa en nuestras actividades, porque todos los procesos continuaron de manera remota.

La adaptación que tuvimos a esta nueva fase laboral en realidad fue extremadamente rápida, no solo porque hubo una planeación y una reacción adecuadas, sino porque Dexon ya ha venido trabajando en la automatización de procesos. Nuestras propias soluciones, usadas en nuestros procesos internos y externos, están enfocadas precisamente en este tipo de flexibilización empresarial: mediante el uso de la tecnología informática, logramos articular los procesos de tal forma que todas las tareas quedan enlazadas en una dinámica coherente que puede ser seguida por cada responsable. Así garantizamos que haya una respuesta oportuna a cada paso del proceso y que todo el equipo funcione de manera armónica según el ritmo que cada objetivo determina. ¿Cómo se logra esto?

Business Process Management.

Una herramienta de BPM está diseñada para automatizar los procesos empresariales de tal forma que estos tengan una coordinación perfecta, sostenida en la velocidad de la tecnología informática. Lo que hace la herramienta es tomar las partes de un proceso, o los diferentes procesos de una compañía, y organizarlos para garantizar que cada responsable de tarea pueda saber qué actividad debe ejecutar en cada momento y qué tiempos tiene para completarla. También permite ver el porcentaje de avance de una actividad y ofrece herramientas para que haya comunicación en tiempo real entre diferentes responsables que necesitan intercambiar alguna información. Finalmente, siempre está llevando este monitoreo en relación con los objetivos y los indicadores que se hayan determinado para la compañía, con lo que el proceso de mejora continua funciona de manera óptima.

El uso de nuestra solución de BPM fue entonces una de las mayores ventajas que tuvimos frente a la aparición del virus y frente a la emergencia sanitaria que obligó al cierre de los lugares de trabajo y al encierro de todos en sus casas. Gracias a BPM solamente fue necesario garantizar que nuestros empleados tuvieran los equipos tecnológicos necesarios en sus hogares, pues con la solución de software que ya veníamos usando el trabajo siguió fluyendo con la agilidad de siempre, solo que de manera remota. Como todos los procesos ya estaban enlazados, automatizados y comunicados, la distancia física y el lugar desde el que cada persona desarrolla su tarea resulta irrelevante.

Estos, además de ayudar a la adaptación en este momento de crisis, ha hecho que ya desde antes las personas que trabajan en Dexon tengan una mayor flexibilidad laboral, lo que hace que su vida personal pueda tener mayor calidad: mejor uso del tiempo significa más posibilidades de compartir con las familias y mayor oportunidad de desarrollar actividades extralaborales, que son fundamentales para la salud psicológica y la satisfacción personal. Significa también tiempo para ejercicio y buena alimentación, para capacitación y adecuación. La herramienta BPM permite todo esto porque con ella se trabaja por responsabilidades y tareas en un esquema por procesos, y no, como en el modelo tradicional, según unos horarios predeterminados y unas estructuras empresariales jerárquicas rígidas.

woman sitting on white and black chair in front of brown wooden table

Cumplimiento a clientes en tiempos de pandemia

 

La herramienta de BPM también nos ha permitido seguir trabajando sin interrupción con nuestros clientes. Con muchos de ellos ya teníamos establecidos unos protocolos de atención remota, por lo que no ha habido una gran diferencia en el cumplimiento de nuestras tareas. Con los clientes con los que no habíamos establecido este apoyo remoto fue muy rápida la reacción para establecer este tipo de soporte, porque la solución se adapta rápidamente a los sistemas usados por las organizaciones. Además, la agilidad de la herramienta también ha servido para que se haga una reorganización de las estrategias y de los objetivos, pues la modalidad remota y la cuarentena han transformado las condiciones de muchos negocios, especialmente porque ahora deben tener un sistema de respuesta rápido en los diferentes canales de comunicación que utilizan.

Finalmente, la automatización de la herramienta también ha servido para que muchos de quienes usan nuestra solución la adapten para cumplir con los diferentes protocolos de bioseguridad, necesarios para evitar la propagación del virus y para cuidar el bienestar de todos los trabajadores. Con esto no solo se protege la vida de muchas familias sin tener que dejar las labores productivas, sino que se le da un apoyo al esfuerzo enorme que los gobiernos están haciendo para contener la propagación de la pandemia. Por esto, las capacidades de nuestra herramienta nos han hecho asumir la gran responsabilidad que tenemos en este proceso global y en la ayuda que podemos dar para disminuir las crisis financieras que vienen con este.

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