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Agiliza tus procesos sin arriesgar tu calidad corporativa

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La agilidad empresarial es clave en el entorno competitivo en el que las compañías viven actualmente. Muchos clientes escogen una compañía sobre otra solamente por los tiempos de respuesta que brindan a sus solicitudes. Por esto, tener procesos rápidos y efectivos, que funcionen orgánicamente, es un factor decisivo para el éxito de cualquier negocio. Las soluciones de BPM están pensadas precisamente para brindar agilidad y velocidad a los procesos de las organizaciones. Un BPMS es la herramienta perfecta para que todos los procesos se automaticen y funcionen sin las complicaciones y los obstáculos comunicativos que se producen cuando no hay una inteligencia coordinando todas las actividades de manera sistemática.

Sin las tecnologías de la información, lo que los gerentes hacían para organizar los procesos en su organización era pedirles a los diferentes líderes de departamento que formularan informes, sacaran conclusiones, propusieran soluciones. A partir de esto, cada departamento de la compañía presentaba sus informes en una junta donde participaban todos. Esta participación buscaba que la información recibida por cada una de las cabezas de la entidad fuera la misma, para así evitar malos entendidos y desconexiones en las decisiones tomadas. Sin embargo, una junta como estas podía tener una duración de varias horas, que podían terminar siendo varias reuniones en varios días, dependiendo de la cantidad de departamentos y actividades de la compañía, y de la complejidad de sus procesos.

A esta complejidad se sumaba que muchas veces cada líder ofrecía perspectivas diferentes que podían contradecirse con las de otro jefe de departamento, y el gerente general debía asumir la tarea de analizar toda esta información e intentar sacar la mejor conclusión para el desarrollo de su negocio. Si los informes no eran claros, este coordinador debía preguntar a cada persona para obtener claridad sobre las propuestas y exigir que se cumplieran los plazos óptimos.

 

Todo esto, como puede suponerse, significaba mucho tiempo para tomar decisiones, para realizar cambios, para mejorar procesos, para responder a solicitudes de clientes o a propuestas de innovación. Esto implicaba muchas veces la pérdida de oportunidades y de clientes. Hoy, con las condiciones tecnológicas que tenemos disponibles, seguir haciendo esto significa estar muchos pasos atrás de las compañías líderes en calidad y excelencia. La razón es que una solución de BPMS permite desarrollar este mismo proceso de coordinación de manera automática, con la ventaja de tener la información requerida actualizada y en tiempo real, todo a partir del diseño previo de los procesos de la compañía.

Con el uso de BPMS, las compañías tienen todo el potencial de las tecnologías de la información a su servicio para que la comunicación sea inmediata; así se evitan las engorrosas reuniones. Además, los líderes de los procesos están siempre compartiendo la información relevante para la toma de decisiones gerenciales en la plataforma BPMS, de tal forma que todos los involucrados puedan verla y trabajar a partir de ella en cualquier momento. Esta es la agilidad que marca el ritmo de los negocios de hoy. Y como todo el diseño del proceso se ha realizado previamente, los plazos establecidos están siempre claros y se envían avisos a los responsables mediante sistemas visuales que señalan la prioridad de cada tarea.

Estandarización de procesos para la calidad corporativa

Toda esta coordinación orgánica de las actividades que ofrece BPMS se hace posible porque la solución también es una clave en la estandarización de los procesos de las compañías: estandarizar los procesos significa determinar unas normas, unos protocolos, unos lineamientos que, diseñados con toda claridad, tengan como meta alcanzar los objetivos del negocio.

Igual que en la vida de una persona es importante desarrollar hábitos que permitan alcanzar objetivos, las empresas necesitan tener establecidas unas prácticas que le den a sus gerentes la confianza de que todo irá a la consecución de un objetivo. Por ejemplo, si una persona tiene una meta necesita dedicar su energía a descubrir cómo llegar a ella; pero si tiene una mala salud física o mental y está cansada o deprimida, sus energías se irán a solucionar estos problemas inmediatos y su objetivo principal se perderá o quedará en un segundo plano. Si esa persona desarrolla el hábito de nutrirse adecuadamente, de dormir bien, de hacer ejercicio, esos procesos fisiológicos se automatizan y funcionan por sí solos, y así su cuerpo y su mente le permitirán a esa personas llevar su energía a la meta primordial de su vida.  

De la misma forma, cuando una compañía estandariza sus procesos, establece una serie de normas y protocolos que pueden aplicarse a todas sus actividades sin importar quién sea el responsable ni el tipo de clientes que esté atendiendo.

Por eso, estandarizar procesos significa que las actividades se realizan automáticamente y que todos conocen las respuestas que deben dar a cada petición y los tiempos precisos de respuesta que se deben tener frente cada requerimiento. 

Una vez que los procesos están regulados, ya no es necesario dedicar tiempo a solucionar los mismos problemas todos los días y la gerencia puede dedicarse a innovar, a buscar el mejoramiento de la compañía en general, a ponerse metas cada vez más altas. Esto, por supuesto, también significa para la compañía más agilidad, y más competitividad y calidad en sus servicios.

Los BPMS están diseñados para traerle a las compañías todos estos beneficios, pero potenciados significativamente por el uso de las tecnologías de la información, que automatizan y coordinan las actividades en tiempo real. Además, la flexibilidad de esta tecnología permite que las ventajas de la automatización se hagan a partir de cualquier parámetro necesario. El más requerido por las compañías es la norma ISO, pero en realidad el BPMS puede adaptarse cualquier regulación y automatizar los procesos según lo que cada compañía requiere. Por esto, la agilidad del BPMS viene siempre de la mano no solo de una mayor satisfacción de los clientes por la velocidad de respuesta, sino además por la elevada calidad de los servicios organizados y coordinados según el aval de los más altos estándares de calidad corporativa.

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