Teletrabajo como una nueva realidad empresarial

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Empleados, gerentes, asesores, empleados, de todo el mundo, están dándose cuenta de que el teletrabajo es una exigencia que, si bien surgió como una necesidad por las cuarentenas, es una realidad que va a quedarse con nosotros. Esto se debe a que el teletrabajo se ha convertido en una oportunidad de mejora para muchos negocios que están dándose cuenta de que con esta modalidad pueden optimizar su producción por diferentes razones: por la flexibilidad que adquiere la operación, por la reducción de los costos que implica el tener una oficina, por la mejora en la calidad de vida que los trabajadores experimentan gracias a que ya no deben desplazarse ni dejar a sus familias por periodos prolongados de tiempo.

Por esto es muy probable, como afirman muchos analistas, que el teletrabajo amplíe su influencia en las compañías del mundo, aun después de que se levanten las medidas de cuarentena. Hay organizaciones que ya venían haciendo avances en ese sentido y también hay algunas que tenían ya una estrategia claramente diseñada para alcanzar esa meta. Pero la realidad es que la mayoría de empresas seguían usando la modalidad presencial hasta hace apenas algunos meses y han tenido que moverse al teletrabajo forzadamente: por ejemplo, en España solo un 3% de compañías tenía una estrategia de teletrabajo en funcionamiento (El País, 2020) y en Estados Unidos, uno de los países con un uso más extendido de herramientas digitales para el trabajo, un gran porcentaje de empleados trabajaban presencialmente, y solo porcentajes bajos lo hacían remotamente, dependiendo del sector comercial correspondiente (Pew Research Center, 2020). Esto significa que el teletrabajo va a convertirse en una gran ventaja empresarial, pero también en uno de los mayores retos para la gerencia de muchas empresas en el mundo.

Muchos analistas advierten que la transición al teletrabajo y las exigencias de competitividad que va a traer a las compañías son asuntos que los gerentes deben asumir con cuidado y planeación y que no se trata solo de un simple cambio de lugar, sino que implica una serie más amplia de transformaciones que las compañías deben tener en cuenta para adaptar todos sus procesos a una nueva mentalidad. ¿Cuáles son algunas de las claves para tener éxito en esta transformación?

Cultura organizacional y automatización.

Comunicación y Automatización

El día a día, las actividades, las relaciones entre trabajadores y entre las directivas y sus empleados, todo esto crea lo que se conoce como la cultura organizacional de una compañía. Esta cultura incluye todos los valores, los hábitos, la mentalidad, expresa o implícita, con que se mueve la organización. Un cambio de funcionamiento como el que trae el teletrabajo tiene por eso un impacto significativo en este clima organizacional y es uno de los aspectos sobre los que más deben trabajar los directivos de las compañías: si existe ya una cultura empresarial exitosa, de colaboración y compañerismo, la transición al teletrabajo debe velar por el mantenimiento de estos valores en las nuevas condiciones digitales; si la empresa no tenía claramente dibujada esta cultura, o la que tenía no era una motivación para el éxito, el cambio al teletrabajo debe intentar corregir la situación y evitar que esta empeore.

Para todo esto se requiere que las compañías se tomen el tiempo para revisar cómo están funcionando sus procesos, qué tipo de estructura utilizan para su actividad, qué tipo de relaciones se cultivan entre todas las personas que colaboran en esos procesos. Es decir, se requiere de una evaluación detenida de toda la operación. Para lograrlo, es clave usar herramientas de TIC, porque la automatización facilita una visión objetiva de los procesos y de las dificultades que estos presentan y con el diseño de procesos se puede tener una clara percepción de cómo las actividades se relacionan con la cultura organizacional correspondiente y cómo esta cultura afecta positiva o negativamente la efectividad de los procesos.

El cambio en el lugar de trabajo transforma esencialmente el tipo de comunicación entre las personas. En el formato presencial todos se encuentran en el mismo lugar o a algunos pasos de la oficina de alguien a quien debe pedírsele alguna información o comunicarle alguna decisión. El teletrabajo obliga a que esta comunicación ágil se siga realizando por medios totalmente digitales. Sin embargo, no es solo cuestión de tener cuentas de WhatsApp o de cualquier otra plataforma de reuniones: es necesario establecer los canales adecuados para el tipo de información específica, pues no es lo mismo tener una conversación rápida en la que se pregunta algún dato concreto, que una reunión en la que participan más de ocho personas y en la que se debe tomar una decisión importante, a partir de la opinión de todos los participantes. Tampoco es igual el espacio para compartir con los compañeros que el espacio en el que se tiene una reunión con un directivo o con un socio.

La automatización también juega un papel esencial en esta adaptación, porque cuando se pueden automatizar los procesos y establecer con claridad lo que se espera de cada persona en la operación, y los tiempos y tipos de respuesta, también se puede automatizar el tipo de herramientas que tendrá disponible cada persona para la comunicación y cómo debe usarlas para cumplir con el diseño del proceso que se ha determinado para la compañía.

 

Vemos entonces que, al revisar estos dos aspectos de la transición al teletrabajo, que son solo dos entre muchos otros, se hace ya evidente que el uso inteligente de las TIC es la clave para que esta nueva modalidad represente una mejor para las compañías y las mantenga al ritmo de la competitividad a nivel mundial. Lo más recomendable para esto es utilizar un BPMS, porque con este toda la potencia de la tecnología de la información está centralizada y coordinada en un mismo sistema que alinea todas las partes de la operación corporativa a la consecución de la meta particular de cada compañía.

Referencias:
El País (2020). El teletrabajo también necesita adaptarse a la nueva realidad. Recuperado de: https://retina.elpais.com/retina/2020/06/09/tendencias/1591684385_299253.html
Pew Research Center (2020). Before the coronavirus, telework was an optional benefit, mostly for the affluent few.Recuperado de: https://www.pewresearch.org/fact-tank/2020/03/20/before-the-coronavirus-telework-was-an-optional-benefit-mostly-for-the-affluent-few/
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