Como potencializar la capacidad competitiva de su empresa con BPM

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Una compañía que funciona con una solución de BPMS tiene muchas ventajas sobre las empresas que no han implementado esta herramienta de gestión. Una manera en que podemos entender esto es con el ejemplo de los atletas: en una competencia de atletismo gana la persona que tiene el mejor estado físico, la que ha desarrollado mejor la respuesta de sus músculos para la competencia, la que ha trabajado sobre su concentración y su mente para mantenerse enfocada en la meta que tiene enfrente, la que ha desarrollado hábitos alimenticios óptimos y la que ha tenido el mejor tipo de descanso para el día de la competencia. Todo este entrenamiento hace que ese competidor tenga automatizadas todas las respuestas y que en el momento de la partida de la carrera su cuerpo funcione perfectamente para dar el mejor rendimiento.

Las compañías funcionan igual: la automatización de los procesos garantiza que las respuestas que dará la organización a los diferentes retos dados por el entorno empresarial y por los clientes sean óptimas. De esta manera, comparativamente, una compañía que tenga una automatización adecuada en sus actividades será más competitiva, ágil y ofrecerá mayor calidad en los servicios que brinda a los clientes.  

En una competencia atlética, si llega a surgir algún contratiempo, como lluvia, calor extremo, cambios de último momento, etc., el mejor competidor será el que pueda adatarse más rápidamente a las nuevas condiciones y esta adaptabilidad depende de qué tan automatizados están sus procesos físicos y psíquicos. Cuando las compañías enfrentan momentos de crisis por cambios en el entorno de mercado, por bajas o alzas de precios, por recesiones o cualquier otra forma de cambio en las condiciones normales de trabajo, la mejor compañía, la que puede tomar la situación y convertirla en una oportunidad de mejora para ella y sus clientes, es la que haya alcanzando un alto grado de automatización, pues la automatización permitirá que los gerentes puedan enfocarse en los nuevos desafíos sin perder energía en resolver asuntos de la actividad regular de la organización.

¿Cuáles son esos aspectos que la solución de BPMS mejora en alto grado y que lleva a las empresas que usan la solución a estar en los primeros lugares de adaptabilidad, competitividad, calidad y confianza? Nos detenemos en los que consideramos más sobresalientes, sin pretender que sea una lista completa.

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Comunicación

Un proceso es un conjunto de actividades que deben tener una coordinación específica. Lograr esta armonía es esencial para que el objetivo del proceso se alcance según la planeación que se hace antes de empezar con la operación de la compañía. Y toda esta organización perfecta de las actividades solo puede lograrse si los responsables de cada tarea tienen una comunicación eficiente y rápida que permita transmitir la información de forma inmediata y clara, para que quien la reciba pueda entenderla y responder con alguna otra información o con alguna acción dentro del proceso. Las soluciones BPMS están diseñadas para mantener canales de comunicación permanentemente entre los encargados de las actividades y para que quien tenga que revisar información pueda hacerlo siempre en tiempo real y con datos actualizados.  Esto evita todos los malos entendidos que entorpecen el desarrollo de los procesos todavía hoy en muchas compañías del mundo.

Protocolos y estándares

Las normas de calidad son esenciales para que una compañía genere confiabilidad. Lo que tradicionalmente se buscaba en las organizaciones era que hubiera algunas personas capacitadas encargadas de velar por el cumplimiento de esas normas. Esas personas debían hacerlo mediante la exigencia y la amenaza muchas veces. Con las BPMS hay un cambio radical: ya no es necesario que haya un jefe regañando o exigiendo que se cumplan los parámetros, porque desde el inicio mismo la solución permite diseñar todos los procesos según los estándares de calidad. Así, las normas ya no son ideas que se aplican a los procesos ya establecidos, sino que son la base misma de dichos procesos y todas las personas estarán trabajando dentro de esos estándares aún si no los conocen o entienden.

Documentación

Aunque hace parte de las normas de calidad, vale la pena señalar que la automatización de BPMS le ayuda a la compañía a llevar un registro organizado de toda la documentación que se produce durante el ejercicio, con lo que se cumple automáticamente con las exigencias no solo recomendadas por normas de calidad, sino exigidas por entes gubernamentales y legales. Así, la contabilidad, las actas, las fechas de las actividades, todo queda organizado y disponible para su consulta según la necesidad de la compañía en cada caso. Además, por ser herramientas de software, las BPMS guardan todo el registro en medios digitales, con lo que se protege la salud del planeta y se cumplen las normas medioambientales de cada región.

Tiempos de Respuesta

Tal vez el factor diferencial más clave sea el que tiene que ver con la rapidez con que BPMS permite que se respondan las solicitudes de los clientes. La automatización hace que las respuestas sean rápidas y que se hagan según las necesidades de cada canal: redes sociales, correo electrónico, llamada, videollamada, chat, etc. La solución permite establecer un sistema de priorización para que se dé respuesta de manera organizada a las solicitudes según la importancia de cada una, y que también según esa importancia se designe el responsable más adecuado a cada solicitud.

Diseño

Finalmente, señalemos la importancia que tiene la posibilidad que da BPMS de hacer un diseño previo de los procesos para prever, en diferentes formas de simulacros, las potenciales complicaciones antes de que se empiece con la operación concreta. Con esto el proceso crucial de mejora continua llega a un nivel superior, porque ya no se hace solo después de las actividades, sino que puede implementarse también antes de la actividad, garantizando así la tranquilidad de los gerentes y la disponibilidad de su tiempo para enfocarse en el crecimiento y la expansión de su compañía.

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